電子帳簿の保存

ここで扱っているデータベースの内容は架空の取引例です。

PDFファイルの格納ソフトを作ろうから始まり

折角だから伝票内容も登録してみよう。仕訳をしてみよう。振替伝票を作ってみよう。転記して元帳を作ってみよう。元帳があれば 貸借対照表、損益計算書、試算表、比較損益計算書も作ってみよう とイメージしました。

データの安全性

バックアップは2回に1回で3代前まで自動作成するように、内部データもエクセル形式で外部に格納できるようにすることで安全性を高めています。これらのファイルがあればデータベースの移植を行うことも可能になります。

工夫は?

作成してみて「仕訳が最も難しいところ」であることが理解できたので、仕訳事例の辞書を作れば一助になると「仕訳例」をデータベース化する工夫をしてみました。

色々な情報も記録したいので、PDF入力の備考に「その他」を追加して 会計関係以外のpdfファイルを格納できるように2021/12/13に変更。

登録画面

PDF化された帳票を ①受け取り(電子簿保存)②伝票に詳細に書き写し③仕訳をして④元帳に転記する 4つの作業箇所です。

初期画面

年度単位や月単位を決めて PDFファイルを格納する。

PDF 登録画面

格納するファイルを検索できるように情報を設定する。

PDFファイル格納

PDF格納ボタンを押して格納する。また、表示ボタンを押すとパソコンでPDFファイルを選択したのと同様の表示をする。

PDF一覧表示

PDFファイルを探しやすくするため

伝票入力

実際に受け取った内容を記入してPDFファイルの金額と同じにする。

仕訳入力

仕訳するための項目入力を行う。

元帳

仕訳(振替)から元帳に転記する。実際には仕訳入力の元帳に行くボタンを押す。

帳票作成例

前項で受け取った帳票の情報の入力を確認目的で印字したものです。

PDFの格納状況

格納状況の印刷例です。

伝票の状況

伝票の記入例(印刷例)です。

振替伝票

伝票を仕訳して振替伝票を作成。

元帳の印刷

振替伝票から転記を行った。

補助選択画面

なるべく記憶や入力作業をしたくないので、補助してくれる画面を作りました。過去に入力した伝票の内容、今までに仕訳を行った例、使用する項目の選択などです。

伝票内容選択

一度入力した内容を記憶して再利用する。型番など定型のものに有用

仕訳例

過去の仕訳を登録しておき参照する。

項目

使用している項目を登録して再利用している。また、取引先なども選択するだけにしている。

元帳より作成した帳票

元帳を使って纏めることで色々な書類を作ったものです。

元帳集計
貸借対照表
損益計算書
試算表
比較損益計算書

データベース構成

使用したClaris社製 Filemaker Ver19.4.1.36 のデータベーステーブルとリレーション です。

データベース構成
リレーション構成
リレーション構成2

参考

参考図書

参考図書

図書を調べてみると「工業簿記」というのがいるらしい。実際に伝票綴から総勘定元帳を作っているのだから伝票綴(振替伝票)内容を「仕訳例」としてデータベース化を行った。[文系女子] [まんがでわかる] [イメージで攻略]も参考にさせて頂きました。

2021/12/1より実際に運用開始

広告の一環としてファイル保存の機能を無償提供を告知しましたが希望が無く提供を中止して、自社用に追加開発しました。

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